Write Oneself

Δήλωση Απορρήτου

Σκοπός της παρούσας δήλωσης απορρήτου είναι να εξηγήσει πώς η Write Oneself, εφεξής αναφερόμενη ως “WO”, επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα για να εκπληρώσει τις ευθύνες της όσον αφορά την προστασία των δεδομένων. Αν χρειαστεί, θα παρασχεθούν ειδικές ειδοποιήσεις απορρήτου για πελάτες/τρίτους.

Ο ρόλος της WO όσον αφορά την προστασία των δεδομένων είναι αυτός του υπεύθυνου επεξεργασίας δεδομένων, όπου καθορίζει τον σκοπό και τη χρήση των προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται. Μετά τη λήψη τους αναλαμβάνει την ευθύνη ο υπεύθυνος προστασίας προσωπικών δεδομένων (ΥΠΠΔ) της WO, με τον οποίο μπορείτε να επικοινωνήσετε μέσω της διεύθυνσης . Ο ΥΠΠΔ διασφαλίζει ότι όλη η επεξεργασία συμμορφώνεται με την πιο πρόσφατη νομοθεσία του Ηνωμένου Βασιλείου για την προστασία των δεδομένων.

Το είδος των προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται από την WO θα είναι βασικά στοιχεία επικοινωνίας που αρκούν για να είναι σε θέση να απαντήσει σε γενικές ερωτήσεις και για σκοπούς πωλήσεων.

Το χρέος εμπιστευτικότητας της WO σημαίνει ότι το προσωπικό της WO θα μεταχειρίζεται τα προσωπικά σας δεδομένα με τον δέοντα σεβασμό, εμπιστευτικά και θα αποκαλύπτονται μόνο σε εκείνους που πρέπει να τα γνωρίζουν. Αναμένουμε το ίδιο χρέος εμπιστευτικότητας από όλα τα τρίτα μέρη με τα οποία η WO μοιράζεται προσωπικά δεδομένα. Εφόσον απαιτείται, υπάρχουν συμφωνίες επεξεργασίας δεδομένων.

Η WO επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα βάσει νόμιμης βάσης και οι περιπτώσεις αυτές περιγράφονται παρακάτω:

  • Επιδιώκουμε τα νόμιμα συμφέροντά μας για να απαντήσουμε στα γενικά ερωτήματά σας και να παραμείνουμε σε επαφή μαζί σας, για σκοπούς μάρκετινγκ, εάν υπήρξατε πελάτης μας.
  • Για να συμμορφωθούμε με τις νομικές μας υποχρεώσεις.
  • Όταν είναι απαραίτητο για την εκτέλεση μιας σύμβασης και την προηγούμενη προετοιμασία της, συνήθως κατά την προετοιμασία μιας πώλησης και την επακόλουθη παράδοση.
  • Κατά την επεξεργασία για προκαθορισμένο σκοπό για τον οποίο θα ζητηθεί η συγκατάθεσή σας πριν από την έναρξη της επεξεργασίας – σημειώστε ότι η συγκατάθεση μπορεί να ανακληθεί ανά πάσα στιγμή επικοινωνώντας με τον ΥΠΠΔ.

Σε κάθε περίπτωση, η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων από τον ΥΠΠΔ γίνεται σύμφωνα με τις αρχές της προστασίας των δεδομένων.

Η WO θα μοιράζεται προσωπικά δεδομένα, σε βάση ” αναγκαίας πληροφόρησης”, με ορισμένους ή όλους τους ακόλουθους:

  • Την Εφορία (HMRC) για σκοπούς έκδοσης τιμολογίων.
  • Την Εταιρεία υποστήριξης πληροφορικής που υπόκειται σε συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων.
  • Λογιστές που διορίζονται από την WO για το χειρισμό πληρωμών και την τήρηση σχετικών αρχείων.
  • Μη καθορισμένους αποδέκτες, αλλά μόνο όταν υποχρεούνται να το πράξουν για νομικούς λόγους.

Η WO επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα στο Ηνωμένο Βασίλειο και την ΕΕ και όλα τα επιχειρηματικά δεδομένα, συμπεριλαμβανομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υποστηρίζονται με τη χρήση αντιγράφων συστημάτων που εδρεύουν στο Ηνωμένο Βασίλειο και την ΕΕ. Η WO χρησιμοποιεί κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για τη διασφάλιση όλων των προσωπικών δεδομένων.

Η WO ακολουθεί ένα χρονοδιάγραμμα αποθήκευσης για να καθορίσει το χρονικό διάστημα για το οποίο διατηρεί διαφορετικούς τύπους προσωπικών δεδομένων. Το πρόγραμμα διατήρησης παρουσιάζεται παρακάτω:

  • Η αλληλογραφία ρουτίνας που δεν σχετίζεται με συμβατικές εργασίες ή ερωτήματα σχετικά με την υπηρεσία θα διατηρείται για 2 έτη.
  • Τα δεδομένα επικοινωνίας αποθηκεύονται επ’ αόριστον, εκτός εάν ληφθεί έγκυρο αίτημα διαγραφής από το ενδιαφερόμενο υποκείμενο των δεδομένων.
  • Για τους πρώην πελάτες, θα διατηρούμε τα στοιχεία σας επ’ αόριστον μετά τη λήξη των συμβατικών μας υποχρεώσεων προς εσάς, εκτός εάν ζητήσετε να τα διαγράψουμε.
  • Οι πληροφορίες που σχετίζονται με τιμολόγια θα διατηρηθούν για 6 έτη μετά το φορολογικό έτος κατά το οποίο δημιουργήθηκαν.
  • Κατ’ εξαίρεση, τα έγγραφα που περιλαμβάνουν προσωπικά δεδομένα μπορεί να διατηρηθούν από την WO πέραν του χρονοδιαγράμματος, αλλά μόνο για συγκεκριμένο σκοπό και μόνο όταν η WO πιστεύει ότι έχει έννομο συμφέρον ή νομική υποχρέωση να το πράξει

Στο τέλος του χρονοδιαγράμματος αποθήκευσης η WO είτε επιστρέφει, είτε καταστρέφει είτε διαγράφει τα προσωπικά σας δεδομένα και τυχόν σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σχετική τεκμηρίωση. Εάν είναι τεχνικά ανέφικτο να διαγράψει ηλεκτρονικά αντίγραφα προσωπικών δεδομένων, θα τα θέσει εκτός επιχειρησιακής χρήσης. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι η WO επιτρέπει έως και 3 μήνες μετά το χρονοδιάγραμμα διατήρησης για να ολοκληρώσει την ενέργεια.

Όταν ο ιστότοπος της WO χρησιμοποιεί μη απαραίτητα cookies και παρόμοιες τεχνολογίες, θα σας ζητείται η συγκατάθεσή σας πριν από τη χρήση τους.

Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων του Ηνωμένου Βασιλείου ορίζει τα δικαιώματά σας, αν και αυτά δεν ισχύουν σε όλες τις περιπτώσεις. Για λόγους ευκολίας, τα δικαιώματα αυτά παρουσιάζονται παρακάτω:

  • Δικαίωμα ενημέρωσης σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα – αυτό γίνεται μέσω της παρούσας ανακοίνωσης.
  • Δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα που διατηρούμε, το οποίο γίνεται με την υποβολή “αίτησης πρόσβασης στα δεδομένα” (Data Subject Access Request – DSAR) στον PM.
  • Δικαίωμα διόρθωσης των προσωπικών σας δεδομένων εάν πιστεύετε ότι τα έχουμε συλλέξει εσφαλμένα ή ότι πρέπει να επικαιροποιηθούν.
  • Δικαίωμα διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων για τα οποία δεν έχουμε πλέον νόμιμο σκοπό επεξεργασίας.
  • Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας υπό ορισμένες περιστάσεις, κατά τη διάρκεια του οποίου τα προσωπικά σας δεδομένα θα είναι εκτός επιχειρησιακής χρήσης έως ότου επιλυθεί το σχετικό ζήτημα.
  • Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας σε αναγνώσιμη από μηχανήματα έκδοση, αλλά αυτό ισχύει μόνο για δεδομένα που έχουν παρασχεθεί με συγκατάθεση ή βάσει σύμβασης.
  • Δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων για την οποία δεν έχει νομική ή συμβατική υποχρέωση.
  • Δικαιώματα που σχετίζονται με την αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων και την κατάρτιση προφίλ (αν και δεν χρησιμοποιούμε αυτές τις τεχνικές στη λήψη αποφάσεων)

Περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τα δικαιώματα των προσώπων στα οποία αναφέρονται τα δεδομένα μπορείτε να βρείτε στον ιστότοπο του Γραφείου Επιτρόπου Πληροφοριών (ICO): https://ico.org.uk.

Η διατύπωση προβληματισμών, η άσκηση των δικαιωμάτων ή η υποβολή ερωτημάτων σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων από εμάς μπορεί να γίνει επικοινωνώντας με τον ΥΠΠΔ. Λάβετε υπόψη ότι θα χρειαστεί να επαληθεύσουμε την ταυτότητά σας πριν απαντήσουμε πλήρως. Αυτό μπορεί να συνεπάγεται ότι θα σας ζητήσουμε να προσκομίσετε αποδεικτικά έγγραφα που, στο πλαίσιο αυτό, θα μας επιτρέψουν να επιβεβαιώσουμε την ταυτότητά σας. Εναλλακτικά, μπορείτε να επικοινωνήσετε απευθείας με το ICO χωρίς να αναφερθείτε πρώτα σε εμάς. Φυσικά, θα θέλαμε να είμαστε εμείς αυτοί που θα λάβουμε πρώτοι την ευκαιρία να αντιμετωπίσουμε τις ανησυχίες ή τα ερωτήματά σας.

v1.0

Ιούνιος 2023

Εγγραφείτε στο newsletter